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Kaizen ? Su aplicación en explotaciones agrícolas (página 2)




Enviado por mlefcovich



Partes: 1, 2

 

3. Qué debemos hacer?

  1. Concientizar a los directivos acerca de la necesidad
    del cambio. La
    evolución en los mercados y
    en la tecnología, y la indispensable
    actualización de los métodos de gestión
    empresarial.

    Inventariar los recursos
    humanos existentes, y proceder a compararlos con las
    necesidades en materia de
    experiencias, capacidades y aptitudes que se requieren para
    el presente y futuro de las actividades.

    Análisis de las actividades y costes
    estratégicos, y por otro lado la clasificación
    de las actividades en función de que generen o no valor
    agregado para los clientes
    externos o empresa, o bien no produzcan valor agregado
    alguno.

    Las actividades y costes estratégicos son
    aquellas que dado un determinado nivel de producción, el incremento de dichos
    costes genera una reducción más que
    proporcional en los costes totales.

    En cuanto a las actividades con o sin valor
    agregado, su clasificación y posterior análisis conduce a la
    eliminación, combinación o
    simplificación de las mismas a los efectos de mejorar
    la rentabilidad y competitividad de la empresa.

  2. Llevar a cabo un diagnóstico que permita conocer a fondo
    las operaciones
    de la empresa,
    poniendo especial hincapié en sus puntos
    críticos, que son aquellos generadores tanto de
    beneficios como de pérdidas. Esto debe hacerse no
    sólo contemplando los procesos
    productivos, sino prestando una gran atención a los aspectos vinculados al
    entorno social y cultural, tanto externo como internos a la
    empresa.
    Descubrir los mitos y
    paradigmas
    de sus empleados, directivos y propietarios lleva a saber en
    que medida los mismos entorpecen el desenvolvimiento de la
    empresa, por otro lado han de servir para tomarlos en
    consideración a los efectos de la labor de
    concientización. Esta labor de diagnóstico
    implica relevamientos estadísticos y cálculos
    de diferentes ratios, índices e indicadores. Entre ellos esta presente los
    niveles de calidad, los
    indicadores de
    gestión y los ratios de productividad, como así también
    los montos de desperdicios.

    Implementar el Tablero de Comando como forma de
    control y
    guía. Lo más conveniente es que este Tablero de
    Comando suministre información por excepción y
    sirva para la Gestión Visual, lo cual permite de un
    "pantallazo" conocer el estado
    de los procesos, productos
    y servicios.

  3. Para mejorar, primero debemos saber donde estamos y
    cómo estamos evolucionando en nuestras operaciones
    diarias. Para ello se capacita e implementan sistemas
    básicos de estadísticas, tanto para controlar
    niveles de calidad, como para seguir muy de cerca los niveles
    de productividad y costos.

    • En base a los requerimientos de los clientes,
      consumidores y organismos públicos, establecer los
      requisitos en materia de calidad, tanto del producto, como de su empaque,
      y tiempos de respuestas a los pedidos. Eso en cuanto a lo
      que se denomina clientes externos, pero lo mismo debe
      hacerse en relación a las necesidades de los
      clientes internos.
    • Establecidos tales requisitos en materia de
      calidad, se debe planificar e implementar la Gestión de Calidad Total (TQM)
      más adecuada a la empresa. Para ello es fundamental
      (ver Punto 3) contar con estadísticas de calidad y
      su evolución, siendo el elemento más adecuado
      la aplicación del SPC (Control
      Estadístico de Procesos).
    • En una economía como la de estos tiempos
      deben evitarse desperdicios, y la mejor manera de lograrlo
      es aplicando el Sistema
      de Producción Just in
      Time, el cual puede considerarse como la otra cara de
      la moneda del Kaizen. Adecuar el "Just in Time" a cada tipo
      de actividad es esencial y fundamental a la hora de
      responder de manera rápida, flexible, efectiva y
      eficiente, a las cambiantes necesidades y requerimientos
      del mercado.
    • El disponer de máquinas en perfecto funcionamiento
      es fundamental y para ello lo mejor es aplicar el Mantenimiento Productivo Total, el cual no
      sólo permite reducir los tiempos de paros por
      averías, sino también ahorrar insumos y
      energía, evitar la producción de fallos, e
      incumplimientos de plazos. Cámaras
      frigoríficas, ordeñadoras, maquinas de
      cosecha, transportes y sobre todo transportes con
      cámaras de frío, sistemas de
      ventilación en gallineros, sistemas de riego son
      sólo algunas de las máquinas a seguir muy de
      cerca si no queremos incurrir en pérdidas, y para
      ello lo mejor es aplicar sistemas de prevención y
      predicción, mejorando los costes de mantenimiento y
      evitando tener que actuar por reacción.

    En materia de actividades agropecuarias,
    forestales y ganaderas, no sólo es importante el
    mantenimiento productivo de los equipos, máquinas e
    instalaciones, sino además el de aquellos factores
    propios y únicos de la actividad como son los
    suelos
    (MPSP – Mantenimiento Productivo de Suelos y
    Pasturas), el Mantenimiento Productivo de Animales
    (MPAn) como gallinas ponedoras, vacas lecheras, animales
    reproductores entre otros), y el Mantenimiento Productivo
    de Árboles (MPAr) tanto de aquellos que se utilizan
    para la producción de frutos, como de semillas,
    hojas o destinados a su posterior corte o bien utilizados
    para sombra de animales o para cortar el
    viento).

    En el caso del MPAn tenemos que tomar en
    consideración aspectos tales como su limpieza,
    vacunación, controles veterinarios y análisis
    bioquímicos entre otros, de forma regular y
    sistemática. Un software
    diseñado al efecto permite un seguimiento por animal
    de la vacunación, además de contar para cada
    uno de ellos con fichas
    electrónicas en cuanto a evolución de la
    producción, seguimiento de las enfermedades y resultados de los
    exámenes a los cuales fueron sometidos.

    • Tomar en cuenta los conocimientos y
      experiencias que día a día suman los
      empleados y trabajadores lleva a la implementación
      de sistemas de sugerencias y círculos de calidad.
      Dar participación a los empleados es asegurar
      su compromiso
      . Y para ello le deben ser
      enseñadas las distintas herramientas en materia de gestión
      de calidad y productividad.
    • Proceder al cálculo y análisis de la
      evolución en los índices de productividad,
      sean éstos monofactoriales o multifactoriales. De
      tal manera podrán calcularse el total producido
      por galón de combustible, la producción por
      hora hombre, o las toneladas obtenidas por cada
      unidad monetaria de coste total incurrido (sumatoria de
      mano de obra + amortización / depreciación + insumos (semillas +
      abonos + fertilizantes) + energía y combustibles +
      honorarios (veterinarios + ing. agrónomos +
      otros)).
    1. Estandarizar los procesos, implicando con ello la
      utilización del SPC tanto para indicadores de
      calidad como de gestión. Esto deberá ser
      agregado al Tablero de Comando, y utilizado para la
      posterior aplicación del Círculo de Deming
      (Planificar-Realizar-Evaluar-Actuar).
    2. Implementar desde el primer momento el Sistema
      Cinco "S", lo cual permite el ahorro
      de espacios físicos, ahorra insumos, evita accidentes y pérdidas de herramientas
      e instrumental, permite detectar a tiempo
      problemas en máquinas y equipos, e
      inclusive evita transmisión de enfermedades tanto en
      los trabajadores, como en las plantas
      y animales. Ejemplo: un plan de
      limpieza en la actividades bajo estudio sería la
      limpieza de corrales, del sector y máquina de
      ordeñe, limpiar el campo de malezas, entre
      otras.
    3. Todos los sistemas y métodos de trabajos
      están encaminados no sólo a satisfacer a
      los clientes y consumidores, sino también a
      detectar, eliminar y prevenir la generación de
      despilfarros. Temas o aspectos tales como el exceso de
      insumos, la sobreproducción, los tiempos perdidos
      por falta de insumos o máquinas averiadas, las
      cosechas antes o fuera de tiempo, los errores de empaque,
      las fallas de programación, son sólo
      algunas de las graves falencias que ocasionan
      desperdicios (mudas en japonés) en las actividades
      analizadas. Así cada tipo de flor o fruto tiene su
      tiempo o momento de cosecha a los efectos de que llegue
      al consumidor final o fábrica en las
      más óptimas condiciones de
      utilización o consumo.

      En el caso del presupuesto de gastos y egresos
      es fundamental la aplicación del Presupuesto Base
      Cero, dando pie además a la puesta en
      práctica tanto de la Matriz
      de Reducción de Costos, como al sistema de Coste
      Objetivo.

      La Matriz de Reducción de Costos consiste
      en una serie de columnas destinadas a los diversos tipos
      de métodos utilizables para el incremento de la
      productividad y consecuente reducción de costos
      que puedan aplicarse a la actividad agropecuaria
      específica, y por otro lado filas, destinadas
      éstas últimas a las distintas actividades y
      procesos implicados en la explotación. De tal
      forma se procede a analizar que métodos pueden ser
      aplicables y sus efectos en los costes finales,
      eligiéndose aquella combinación de
      metodologías que hagan máxima la
      rentabilidad de la explotación.

    4. Herramientas y/o software destinados al: control
      presupuestario (sobre todo el presupuesto de gastos y
      egresos), el control de
      gestión, el mantenimiento, la gestión
      visual, el tablero de comando, el SCP, el análisis
      paretiano y la contabilidad horizontal permiten (dentro de
      un diseño y utilización
      congruentes con la filosofía Kaizen) muy importantes
      ahorros, los cuales pueden llegar sin inconvenientes a ser
      del orden de un 30% del valor facturado para aquellas
      empresas
      consideradas tradicionales.
    5. En las actividades agropecuarias es posible y
      necesario aplicar tanto los métodos destinados al
      cambio rápido de herramientas como a los tiempos
      rápidos de preparación, de todas aquellas
      máquinas y herramientas utilizadas. Ahora bien,
      aplicada a la actividad agropecuaria, los tiempos
      rápidos de preparación pueden ser enfocados a
      la preparación del terreno para la siembra luego de
      finalizada la cosecha.
    6. Dentro del marco de la calidad y la
      prevención es fundamental generar métodos
      destinados a evitar fallas y errores, para lo cual son muy
      útiles tanto el Análisis Negativo, como la
      posterior creación o adopción, y posterior
      implementación de sistemas o herramientas de
      Poka-yoke. La cuestión es ponerse a pensar en todo
      aquello que puede llegar a salir mal y pensar en
      consecuencia en implementar metodologías para evitar
      su ocurrencia o de generarse la misma reducir al
      mínimo sus consecuencias negativas.

    4. Conclusiones

    Si bien las actividades agropecuarias están
    sujetas a factores ambientales, algunas pueden ser generadas
    bajo condiciones ambientales artificiales. Más
    allá de las características que le son propias
    y que en gran medida escapan a la posibilidad de control por
    parte de los propietarios y directivos, no por ello es menos
    cierto que la aplicación de mejores métodos de
    administración de la producción
    hará factible aprovechar al máximo de las
    condiciones positivas, reduciendo al mínimo las
    pérdidas en caso de registrarse factores negativos.
    El objetivo por excelencia es entonces lograr el
    más alto promedio de beneficios en el mediano y largo
    plazo.

    Por otra parte, no sólo cuentas
    los resultados financieros para el kaizen, sino y por sobre
    todas las cosas la mejora en la calidad de vida laboral, lo
    cual lleva a menores crisis
    internas, mayor armonía grupal y un mejor trabajo en
    equipo, todo lo cual termina redundando en mayores y
    más consistentes niveles de beneficios y
    rendimientos.

    Cada producto generado por la explotación
    agrícola requiere de características especiales
    en cuanto a calidad, tamaños, presentaciones, gustos,
    consistencias, e higiene entre
    muchos otros. Es responsabilidad de la empresa detectar cuales
    son ellas, procediendo a determinar el grado de cumplimiento
    a tales expectativas. Además es fundamental cumplir
    con los pedidos en los tiempos estipulados y al menor coste
    posible. La empresa agropecuaria no tiene como en otras
    actividades económicas posibilidades de determinar su
    política de precios,
    sino que los precios le vienen dados por el mercado, por tal
    motivo reducir costes y eliminar desperdicios es esencial a
    la hora de mejorar los márgenes de
    ganancia.

    Anexos

    5. Anexo 1 – Pasos para la
    implementación del Kaizen

    1. Concientización. Debe
      concientizarse a los propietarios y directivos acerca de la
      necesidad del cambio y sus motivos o razones, y la
      conveniencia de aplicar un enfoque sistemático para
      su concreción.
    2. Diagnóstico. Analizar las
      características propias de la empresa, como
      así también su marco y entorno social,
      cultural, económico, tecnológico y
      competitivo. Evaluar sistemáticamente los niveles de
      productividad, calidad, niveles de satisfacción y
      tiempos de respuesta. Revisar los costes ocultos y los
      grados de despilfarros.
    3. Planificación. En base a las
      conclusiones de la anterior etapa y en función de
      las capacidades y restricciones de la empresa, como
      así también de los objetivos estratégicos y políticas, fijar un desarrollo de actividades y sus plazos de
      ejecución a los efectos de lograr los resultados
      fijados como objetivos.
    4. Implantación. Proceder a la
      implementación de las actividades previamente
      planificadas, desarrollando para ello un plan de capacitación y entrenamiento con puesta inmediata en
      ejecución a los efectos de un eficaz feedback;
      aplicación de sistemas de
      control estadístico y de sistemas de
      información por excepción y
      gestión visual (tableros de comando, control
      estadístico de procesos, control de gestión y
      presupuestario).
    5. Evaluación de resultados. Medir
      los resultados obtenidos como resultados de los cambios y
      aplicaciones realizadas, comparándolos con los
      objetivos establecidos.
    6. Corrección del sistema.
      Resultante de la diferencia de resultados o de las
      dificultades de aplicación, o bien como resultado de
      nuevas condiciones o cambios en el entorno que motiven la
      aparición de nuevas oportunidades y amenazas o bien
      la existencia de nuevas fortalezas y/o debilidades,
      proceder a reajustar el o los sistemas de
      producción.

    * Aclaración: la capacitación y
    aplicación en la etapa de implementación,
    implica todos los conceptos involucrados en el Kaizen, tales
    como: la detección, prevención y
    eliminación de mudas; el mantenimiento productivo
    total, la gestión total de calidad, el control
    estadístico de procesos, las herramientas de
    gestión de calidad, el trabajo
    en equipo, el trabajo en
    célula, el sistema kanban,
    entre otros.

    6. Anexo 2 – Veinticuatro puntos para
    mejorar la rentabilidad

    1. Corrija la causa raíz y no los
      síntomas.
      Cualquiera sea el problema que se
      presente, concentre sus esfuerzos y energía en
      detectar y corregir la causa raíz de los mismos,
      evitando eliminar de forma momentánea sólo
      los síntomas. Actuar sobre los síntomas
      implica que tarde o temprano el problema se
      volverá a presentar, con la necesidad de reincidir
      en erogaciones para su corrección.
    2. A la hora de adquirir insumos no piense en
      el precio
      sino en el coste total.
      De nada ha de servir
      adquirir insumos de menor precio si para ello debemos
      renunciar a la calidad, adquirir grandes cantidades y no
      tener la seguridad de la fecha de
      entrega.
    3. Adquiera los insumos y componentes
      más aptos al tipo de suelo,
      clima
      y máquinas.
      No trate de hacer uso de
      insumos genéricos, trate de que los mismos sean
      los más aptos a las condiciones del
      entorno.
    4. Busque de manera constante la mayor
      polivalencia en sus operarios.
      No sólo
      cuenta tener un buen tractorista, sino también la
      capacidad que el mismo tenga para hacer las labores de
      mantenimiento y reparaciones básicas. De tal forma
      evitará paros por averías y reducirá
      la necesidad de contar con excesiva planta de
      trabajadores.
    5. Enriquezca las labores. Que el
      tractorista sepa y pueda manejar una sembradora como
      así también una
      cosechadora.
    6. Aplique la tercerización en todas
      aquellas actividades y labores que sea posible, y ello
      implique un ahorro de costes.
    7. Gane preferencias mediante productos
      uniformes, limpios y con buen empaque.
      Sean
      tomates, uvas, manzanas, huevos, miel o cualquier otro
      producto, que sean todos del mismo tamaño, gusto,
      color
      y características. Seleccione debidamente los
      productos en función a sus
      características.
    8. Seleccione el mejor momento para la cosecha
      de forma tal que el producto llegue de manera
      óptima al mercado y a los consumidores.
    9. Implemente de manera sistemática un
      mantenimiento productivo y preventivo de maquinas,
      equipos, instalaciones, galpones, suelos, pasturas,
      árboles y animales.
      Cuidar
      de los activos permite menores costes de
      mantenimiento, menores gastos por reparaciones, menos
      tiempos de paro
      por reparaciones, evita la degradación de sus
      activos más importantes que son la calidad del
      suelo y de los animales. Evite pensar: "Si no está
      roto no se toca".
    10. Permanezca alerta tanto a los cambios
      tecnológicos, como a las nuevas variedades de
      insumos y productos.
      Si el mercado demanda un nuevo tipo de frutas dele el
      gusto al consumidor. Trate de incorporar de ser posibles
      innovaciones que le den un mayor valor agregado a sus
      productos. Ejemplo de esto último son una nueva
      combinación de alimentos para las aves
      de corral que le cambie el gusto a sus carnes o hagan
      más sanos sus huevos. Incorporé nuevos
      cultivos y obtendrá nuevos tipos de
      miel.
    11. Reduzca costes mediante la
      reasignación de recursos a las actividades con mayores
      niveles de productividad y valor agregado.
    12. Diversifique la producción para
      evitar las trampas del mercado y del factor
      climático.
      Generé producciones que
      le permitan generar un ingreso seguro
      cualquiera sean las condiciones (excepto desastres
      naturales a los cuales no están ajenos ni
      siquiera la actividad industrial, tales como las
      inundaciones). Si tiene producción de manzanas y
      una parte de ellas no son aptas para colocar en el
      mercado, utilícelas como alimentos para
      cerdos.
    13. Implemente el Tablero de Comando, las
      estadísticas, el Control de Gestión y el
      Presupuesto.
      Deje de confiar en sus cuadernos y en
      su memoria, incorpore un sistema eficiente de
      información para el control, el análisis y
      toma de
      decisiones.
    14. Lleve su producción al punto en que
      los costes marginales igualan los ingresos marginales.
      Muchos
      desconocen los principios básicos de la microeconomía llevando sus niveles
      de producción por encima del óptimo de
      rentabilidad y beneficios.
    15. Adquiera o incorpore máquinas y
      equipos en función al tamaño de la
      explotación y condiciones del entorno.

      Evite las deseconomías de escala, e incorpore máquinas y
      equipos aptos para el tipo de explotación y
      condiciones de suelo y clima.
    16. Aplique medidas preventivas para evitar
      accidentes laborales.
      Mejorar la seguridad laboral
      terminará generando mayor productividad y con ello
      menores costes de producción, y un mayor
      compromiso de parte de los operarios.
    17. No admita cualquier calidad en sus
      productos, concéntrese en generar la mayor calidad
      posible.
      No se conforme sólo con producir
      más aceitunas o ciruelas o melones. Trate que los
      mismos tengan el mejor tamaño, sabor y
      presentación.
    18. Haga de su empresa un lugar óptimo
      para trabajar y desarrollarse en los planos profesionales
      y humano.
      Se produce más y mejor cuando las
      personas se sienten a gusto en sus actividades
      diarias.
    19. Incorpore la planificación continua a sus
      actividades de management.
      Recuerde siempre que:
      "el que no planifica, planifica para el
      desastre".
    20. Tenga siempre presente que la
      capacitación no es un gasto sino una inversión.
      Quién no
      invierte en capacitación está consumiendo
      su futuro. El avance tanto en materia de comercialización, como así
      también la continua incorporación de nuevas
      tecnologías y biotecnologías (sistemas de
      posicionamiento global –GPS
      en las cosechadoras, inoculantes para la soja,
      nuevos tipos de semillas, imágenes satelitales y
      fertilizantes entre otras) hacen necesario la
      capacitación y entrenamiento tanto de los
      operarios como de los directivos. No menos importante ha
      sido la incorporación de nuevos productos
      financieros tales como los futuros y opciones destinados
      a productos agroalimentarios, y nuevos productos o
      servicios en materia de seguros.
    21. La logística también
      cuenta.
      El almacenamiento y transporte de la producción es tan
      importante como la producción misma. De nada le
      servirá generar las mejores rosas
      si por un problema de almacenamiento y/o transporte las
      mismas llegan en pésimo estado
      al mercado.
    22. Mantenga el orden y coseche resultados.
      La aplicación de las Cinco "S" en cualquier
      actividad agropecuaria da óptimos
      resultados.
    23. Busque y seleccione siempre la
      solución o metodología más simple, y no
      la más compleja.
    24. Analice el cumplimiento de los
      veintitrés puntos anteriores, y luego planifique
      su puesta en práctica en función a un orden
      de prioridades.

    Haga una lista de
    éstos veinticuatro puntos y luego
    tíldelos, verificando que tan bien está
    Ud. comprometido con los resultados de su empresa
    agropecuaria.

    7. Anexo 3 – En la búsqueda de la
    solución más simple y efectiva

    El Kaizen busca soluciones
    sencillas pero poderosas. Lo importante es la
    comprensión del o los sistemas y sus respectivos
    procesos, teniendo bien en claro la importancia de las
    estadísticas para conocer el comportamiento de los procesos y su
    evolución en el tiempo.

    El Kaizen como sistema de mejora continua implica
    también la innovación continua tanto de los
    productos como de los procesos. Generar nuevas y poderosas
    perspectivas, enfoques y puntos de vista es el gran secreto
    del Kaizen. De ello han surgido ideas tan simples y novedosas
    como el kanban, el poka-yoke, el andón, y las Cinco
    "S" entre muchas otras. Ideas simplísimas pero sin
    lugar a dudas muy poderosas. Y a pesar de esa simplicidad
    fueron difíciles de copiar por las empresas
    occidentales, embarulladas ellas en complejas ecuaciones
    y sofisticados software que nunca dieron los resultados
    prometidos.

    Lo más sencillo es muchas veces lo más
    difícil de comprender, justamente porque lo más
    simple requiere de mayor abstracción. El Kaizen es la
    constante búsqueda de una mayor abstracción
    aplicada a la gestión empresaria.

    Así, mientras las mayorías de los
    sistemas de gestión hacen de la complejidad su punto
    de apoyo, para el Kaizen lo fundamental es encontrar la
    simplicidad en las formas y procesos, que hagan más
    fluidos y precisos los diversos movimientos y
    actividades.

    8.
    Bibliografía

    Economía de la empresa agraria y alimentaria
    – Enrique Ballestero – Ediciones Mundi Prensa
    – 1991

    Introducción al Análisis de
    Economía Agrícola – Bishop y Toussaint
    – Editorial Limusa – 1975

    La empresa eficiente – Eduardo Arbones
    Malisani – Editorial Alfaomega Marcombo –
    1999

    Economía & Gestao dos Negocios
    Agroalimentares – Decio Zylbersztajn y Marcos Fava
    Neves – Pionera –2000

    Kaizen aplicado a la actividad agropecuaria –
    Mauricio Lefcovich –
    – 2004

    Análisis Inverso – Mauricio Lefcovich
    www.winred.com
    – 2005

    Análisis Negativo – Mauricio Lefcovich
    www.gestiopolis.com
    – 2006

    Matriz de Reducción de Costos –
    Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com
    – 2005

    Reducción de Costos mediante la
    asignación de la productividad a los costos –
    Mauricio Lefcovich – www.ilustrados.com
    – 2005

     

    Mauricio Lefcovich

    Consultor en Administración de
    Operaciones

    Fecha de realización:
    Diciembre – 2006

  4. Capacitar, entrenar e implementar de forma conjunta
    los sistemas de kaizen
    adecuados a cada actividad:

Partes: 1, 2
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